Twee tegenstrijdige eisen maken het uw IT-beheerder knap lastig. Aan de ene kant willen uw mensen – en u zelf waarschijnlijk ook – gemakkelijke toegang tot de bedrijfsdata en -systemen. Maar aan de andere kant wilt u dat uw gegevens veilig zijn, zeker als het om persoonsgegevens gaat van uw klanten en medewerkers. De regelgeving wordt immers steeds strenger. Daar komt nog bij dat in de huidige connected society veel data het bedrijf in- en uitstromen. Er wordt informatie uitgewisseld met klanten, leveranciers en partners. Met behulp van computers, smartphones en laptops. Overal en altijd. Vind dan maar eens een goed evenwicht tussen veiligheid en gebruiksgemak! Gelukkig is dit vraagstuk niet nieuw, het is bij wijze van spreken zo oud als het schrijven met pen en papier. Er is dus al heel lang over nagedacht.

Hoe ga je om met het dilemma tussen open en gesloten in een digitale wereld? De sleutel ligt in flexibel beheer dat zorgt voor de integratie van goede toegangscontrole van gebruikers, met op rollen gebaseerde toegang tot gegevens. De gebruiker mag niet in alle systemen en hij of zij mag niet bij alle data. Essentieel voor deze gegevenstoegang is de classificatie van data.

Wat betekent dit in de praktijk? Bekijk per afdeling, functie en rol wat iemand nodig heeft om zijn of haar werk goed te doen. Iemand op de financiële administratie die facturen maakt, moet in de boekhouding kunnen. Maar het is helemaal niet nodig om ook bij de winst & verliesrekening te komen. Account manager van klant A hoeft niet bij de gegevens van klant B. Het zijn eenvoudige voorbeelden en vrij voor de hand liggend. Maar het gaat nog steeds en vaak mis. Weet u nog toen realityster Barbie in het ziekenhuis lag? Zelfs de receptionistes konden in haar medische dossier snuffelen…

Het dilemma opgelost in 4 eenvoudige stappen

Het opzetten van Data Management leidt vanzelf tot het oplossen van het dilemma van uw IT-beheerder. Moderne security-oplossingen vormen een goed platform om Data Management op te baseren.

Wat is nodig?

  1. Classificeren

    Niet alle data hebben dezelfde status. Data met een hoge privacy-gevoeligheid, die een groot intellectueel kapitaal vertegenwoordigen (bijvoorbeeld recepturen of productontwerpen) of die met zware juridische regelgeving zijn omgeven, krijgen een andere behandeling dan data met een beperkte relevantie of houdbaarheid. De classificatie is de basis voor beheermaatregelen met betrekking tot data en bestanden, en de toegang daartoe.

  2. Opzetten Lifecycle Management

    Per datacategorie kijkt u naar de levensduur. Wat kan of moet direct worden vernietigd, en wat juist lang bewaard? Door direct aan de bron Lifecycle Management toe te passen, voorkomt u dat irrelevante data te lang door de organisatie zwerven en onnodig veiligheidsrisico’s scheppen. Bovendien is het verwijderen van de data al direct geautomatiseerd. Het vertaalt zich in lagere kosten voor opslag.

  3. Opzetten Back-Up, Recovery & Archiving (BURA)

    Op basis van de classificatie en levenscyclus richt u voorzieningen in voor back-up, opslag, terugvinden en beschikbaar stellen van data. Ook fysieke aspecten spelen mee: waar worden de opslagmedia bewaard? Hoe is de toegang geregeld?

  4. Inrichten File Management

    U zult versteld staan op hoeveel plaatsen hetzelfde bestand voorkomt. Binnen en buiten uw bedrijf. Dit is niet alleen inefficiënt en duur, maar brengt ook veiligheidsrisico’s met zich mee. De-duplicatie zorgt ervoor dat het meervoudig voorkomen van hetzelfde bestand beperkte opslagcapaciteit vereist. Dit leidt tot aanzienlijke kostenreducties in opslag en back-up. En tot verkleining van de veiligheidsrisico’s. Op basis van metadata en rollen wordt ingesteld wie onder welke voorwaarden bij welke bestanden mag en welke informatie eventueel versleuteld moet worden. Zelfs kan worden ingesteld of bestanden mogen worden gemaild, gekopieerd en geprint.

  5. Maak uw IT-beheerder dubbel zo blij

    Al met al kan een kleine inspanning in het optimaliseren van uw Data Management al direct helpen om het dilemma tussen gebruikersgemak en beveiliging op te lossen. Het mooie is dat nieuwe-generatie security-oplossingen zoals Aruba ondersteuning bieden voor Data Management. Daarmee slaat u twee vliegen in één klap. En maakt u uw IT-beheerder dubbel zo blij.

    HPE en veilig Data Management

    HPE is bij uitstek de partij om u te helpen het dilemma tussen gebruiksgemak en veiligheid op te lossen. Vanwege onze expertise en ervaring, maar ook vanwege het brede aanbod van technologieën op het gebied van security, networking, Data Management of BURA. We weten als geen ander hoe we kmo’s kunnen helpen de infrastructuur te bouwen voor een gebruiksvriendelijke en zeer veilige omgang met uw data. En we bieden keuzemogelijkheden en flexibiliteit in hoe u het liefste met ons samenwerkt.